1. Introdução
Bem-vindo ao GymManager, um sistema completo de gestão para academias desenvolvido para simplificar o controle de alunos, finanças, treinos e muito mais.
Principais Funcionalidades
Gestão de Alunos
Cadastro completo com anamnese e histórico de medidas
Controle Financeiro
Receitas, despesas e gráficos em tempo real
Treinos Personalizados
Criação e impressão de fichas de treino
Integração WhatsApp
Comunicação direta com alunos
Requisitos do Sistema
- • Navegador moderno (Chrome, Firefox, Edge, Safari)
- • Servidor PHP 7.4+ com SQLite habilitado
- • Conexão com a internet (para bibliotecas externas)
2. Primeiro Acesso
Credenciais Padrão
Usuário
admin
Senha
admin
Importante - Segurança
Altere a senha padrão imediatamente! Acesse o menu Admin → Segurança após o primeiro login.
Passo a Passo
Acesse o sistema
Abra o navegador e digite o endereço onde o sistema está hospedado
Faça login com as credenciais padrão
Use admin / admin
Altere sua senha
Menu lateral → Admin → Segurança
Configure os planos da sua academia
Menu lateral → Planos → Novo Plano
3. Dashboard
O Dashboard é a primeira tela que você vê ao fazer login. Ele oferece uma visão geral do estado atual da sua academia.
Métricas Principais
Quantidade total cadastrada
Com mensalidade em dia
Receitas - Despesas
Mensalidades vencidas
Alertas e Notificações
Vencimentos Próximos (7 dias)
Lista de alunos com mensalidade vencendo esta semana
Últimos Pagamentos
Histórico dos 10 últimos pagamentos recebidos
4. Gestão de Alunos
Cadastro de Novo Aluno
Clique no botão + Novo Aluno
Preencha a aba Dados Pessoais (Nome e Telefone são obrigatórios)
Vá até a aba Anamnese e preencha o histórico médico do aluno
Na aba Medidas, registre a primeira avaliação física
Clique em Salvar Tudo
Funcionalidades Disponíveis
| Ícone | Função | Descrição |
|---|---|---|
| Editar | Alterar dados, anamnese ou medidas | |
| Histórico | Ver todos os pagamentos realizados | |
| Treinos | Acesso rápido aos treinos do aluno | |
| Excluir | Remover aluno e todos os dados vinculados |
Dica Profissional
Use o campo de busca para encontrar alunos rapidamente digitando nome, CPF ou telefone.
5. Planos
Cadastre os diferentes tipos de planos oferecidos pela sua academia (Mensal, Trimestral, Anual, etc.).
Criar Novo Plano
Nome do Plano
Ex: "Mensal VIP", "Trimestral Light"
Duração
1, 3, 6 ou 12 meses
Valor (R$)
Valor total do plano
Descrição
Benefícios inclusos (opcional)
Exemplo Prático
Nome: Plano Mensal
Duração: 1 mês
Valor: R$ 89,90
Descrição: Acesso ilimitado à musculação e aulas coletivas
6. Mensalidades
Vincule um aluno a um plano específico, criando sua mensalidade recorrente.
Processo
Selecione o Aluno
Escolha o aluno na lista suspensa
Escolha o Plano
O sistema calculará automaticamente a data de vencimento
Defina a Data de Início
Normalmente a data atual
Adicione Desconto (se houver)
Valor em R$ a ser descontado
Status Automáticos
Mensalidade dentro do prazo
Sistema atualiza automaticamente após a data de vencimento
Aluno desistiu do plano
7. Pagamentos
Registre todos os pagamentos recebidos dos alunos.
Registrar Pagamento
Aluno
Selecione quem pagou
Valor (R$)
Valor recebido
Forma de Pagamento
Dinheiro, PIX, Cartão...
Data
Quando foi pago
Se marcado, o sistema renovará automaticamente a mensalidade do aluno
Renovação Automática
Quando você marca a opção "Renovar mensalidade vencida" e registra o pagamento de um aluno inadimplente, o sistema automaticamente cria uma nova mensalidade com vencimento calculado a partir da data atual.
8. Despesas
Registre todas as saídas de dinheiro da academia (contas, salários, manutenção, etc.).
Categorias Sugeridas
Operacional
Aluguel, Luz, Água, Internet
Pessoal
Salários, Encargos, Limpeza
Manutenção
Conserto de equipamentos
Marketing
Anúncios, Panfletos, Redes Sociais
Importante
O lucro líquido do Dashboard é calculado automaticamente subtraindo as despesas das receitas. Por isso, é essencial manter o registro de despesas sempre atualizado.
9. Instrutores
Cadastre todos os profissionais que trabalham na sua academia.
Informações a Cadastrar
- Nome Completo: Identificação do profissional
- Especialidade: Musculação, Personal Trainer, Pilates, Yoga, etc.
- CREF: Número do registro profissional
- Contato: Telefone e e-mail
Uso
Ao criar um treino para um aluno, você poderá vincular o instrutor responsável. Isso facilita o controle de quem está prescrevendo os treinos e permite auditorias futuras.
10. Treinos
Crie e gerencie fichas de treino personalizadas para cada aluno.
Criar Novo Treino
Selecione o Aluno
Filtre pelo nome na lista suspensa
Escolha o Tipo
A, B, C, D, E, Funcional, Cardio, Yoga, Personalizado
Preencha os Exercícios
Digite no formato livre ou use um modelo
Defina Validade (opcional)
Data em que o treino deve ser reavaliado
Modelos de Treino
Você pode criar modelos reutilizáveis marcando a opção "Salvar também como novo modelo" ao criar um treino.
Depois, ao criar treinos para outros alunos, basta selecionar o modelo no campo "Carregar Modelo" e os exercícios serão preenchidos automaticamente.
Exemplo de Formatação
1. SUPINO RETO COM BARRA 4 séries x 12 repetições Descanso: 60 segundos 2. SUPINO INCLINADO COM HALTERES 3 séries x 10 repetições Descanso: 90 segundos 3. CRUCIFIXO NA MÁQUINA 3 séries x 15 repetições Descanso: 45 segundos
Funcionalidades Especiais
Impressão 80mm
Formate e imprima em impressora térmica
Enviar WhatsApp
Compartilhe o treino diretamente
Organização
Navegue por abas (A, B, C...)
11. Financeiro
Painel com gráficos interativos para análise da saúde financeira da academia.
Métricas Exibidas
Receita do Mês
Soma de Pagamentos
Despesas do Mês
Soma de Despesas
Lucro Líquido
Receita - Despesa
Gráficos Disponíveis
Evolução Financeira (Barras)
Comparativo visual de Receitas vs Despesas nos últimos 6 meses. Permite identificar tendências de crescimento ou prejuízo.
Formas de Pagamento (Rosca)
Mostra a distribuição percentual entre Dinheiro, PIX, Cartão de Crédito e Débito. Útil para negociar taxas com operadoras.
Despesas por Categoria (Rosca)
Visualiza onde o dinheiro está sendo gasto (Operacional, Pessoal, Manutenção, etc.). Essencial para corte de custos.
Filtro de Período
Use o seletor de mês no topo da tela para analisar períodos específicos. Os gráficos de rosca (formas e categorias) se atualizam automaticamente.
12. Inadimplentes
Lista automática de todos os alunos com mensalidades vencidas.
Informações Exibidas
- Nome do Aluno: Identificação
- Telefone: Link direto para WhatsApp
- Data de Vencimento: Quando a mensalidade venceu
- Dias de Atraso: Quantos dias desde o vencimento
- Valor: Quanto o aluno deve
Ações Rápidas
Pagar
Abre o formulário de pagamento com os dados do aluno já preenchidos. A opção "Renovar mensalidade" vem marcada por padrão.
Cobrar via WhatsApp
Abre uma conversa no WhatsApp com mensagem educada de cobrança já formatada, incluindo nome, valor e data de vencimento.
Copiar Lista
Use o botão "Copiar Lista" no topo da tela para gerar uma lista formatada com todos os inadimplentes. Útil para enviar relatórios ou colar em grupos de WhatsApp.
13. Portal do Aluno
Interface simplificada onde os alunos podem acessar seus próprios dados usando o CPF.
Como o Aluno Acessa
Acessa o mesmo endereço do sistema
A mesma URL que o administrador usa
Clica na aba "Aluno"
Na tela de login, ao lado de "Equipe"
Digita o CPF (apenas números)
Ex: 12345678900
Clica em "Acessar Portal"
Sistema valida e libera acesso
O Que o Aluno Vê
Meus Treinos
Todas as fichas de treino ativas (A, B, C...)
Evolução
Histórico de avaliações físicas (peso, gordura, etc)
Meu Plano
Nome do plano, vencimento e status
Segurança
O aluno só consegue ver os próprios dados. Não tem acesso a informações de outros alunos ou ao painel administrativo.
14. Administração
Configurações avançadas do sistema, divididas em três abas.
Aba 1: Segurança
Alterar Senha de Acesso
Digite a senha atual (admin, por padrão)
Digite a nova senha
Confirme a nova senha
Atenção: Não perca sua senha! Não há sistema de recuperação automática.
Aba 2: Backup
Manutenção e Backup do Banco de Dados
Clique em "Baixar Backup (.db)" para fazer o download de todo o banco de dados SQLite.
Importante: Faça backups semanais! O arquivo .db contém TODOS os dados: alunos, pagamentos, treinos, mensalidades, etc.
Aba 3: Contratos
Gerador de Contratos Personalizados
1. Editor de Template
Escreva ou modifique o texto padrão do contrato. Use as variáveis dinâmicas:
{{NOME_ALUNO}}
{{CPF}}
{{TELEFONE}}
{{PLANO}}
{{VALOR}}
{{DATA_HOJE}}
2. Gerador
Selecione um aluno e clique em "Gerar Contrato". O sistema substituirá as variáveis pelos dados reais do aluno.
3. Impressão
Revise o contrato gerado e clique em "Imprimir Contrato" para salvar em PDF ou enviar para impressora.
15. Integração WhatsApp
O sistema possui três pontos de integração com o WhatsApp para facilitar a comunicação.
1. Lista de Alunos
Onde: Menu Alunos → Coluna "Telefone"
O que faz: O número aparece como link verde clicável
Mensagem: "Olá [Nome], tudo bem?"
2. Cobrança de Inadimplentes
Onde: Menu Inadimplentes → Botão WhatsApp
O que faz: Abre conversa com mensagem educada de cobrança
"Olá [Nome], tudo bem?
Notamos uma pendência no valor de R$ [Valor] referente à sua mensalidade com vencimento em [Data].
Para facilitar, podemos enviar a chave PIX? Qualquer dúvida estamos à disposição! 🏋️"
3. Compartilhar Treino
Onde: Menu Treinos → Cabeçalho do cartão de treino
O que faz: Envia a ficha completa formatada
"*TREINO A* - Peito e Tríceps
Validade: 15/06/2024
[Lista completa de exercícios]
Bom treino! 💪"
Como Funciona
- • O sistema usa o protocolo
https://wa.me/do WhatsApp - • Funciona tanto no computador (WhatsApp Web) quanto no celular (App)
- • A mensagem é apenas pré-formatada, você pode editá-la antes de enviar
- • O aluno precisa ter telefone cadastrado no sistema
16. Dicas Avançadas
Atalhos de Teclado
- •
Ctrl + F- Buscar na lista de alunos - •
Ctrl + P- Imprimir (funciona em treinos e contratos) - •
ESC- Fechar modal aberto
Boas Práticas
- • Faça backup semanal do banco de dados
- • Registre despesas no mesmo dia em que ocorrem
- • Atualize as medidas dos alunos mensalmente
- • Reavalie treinos a cada 3 meses (use o campo "Validade")
- • Exporte a lista de alunos em CSV para ter uma cópia externa
Fluxo Recomendado para Novo Aluno
- 1. Cadastrar o aluno (Dados + Anamnese + Primeira medida)
- 2. Criar mensalidade vinculando ao plano escolhido
- 3. Registrar o primeiro pagamento (marcar "Renovar mensalidade")
- 4. Criar os treinos (A, B, C...) e enviar por WhatsApp
- 5. Gerar e imprimir o contrato
Troubleshooting Comum
Problema: Gráficos não aparecem
Solução: Verifique a conexão com a internet (Chart.js é carregado via CDN)
Problema: Impressão não funciona
Solução: Permita pop-ups e verifique se há impressora configurada no navegador
Problema: WhatsApp não abre
Solução: Certifique-se de que o WhatsApp está instalado (celular) ou acesse WhatsApp Web primeiro
Limitações Conhecidas
- • Sistema não envia e-mails automaticamente (use WhatsApp)
- • Não há sistema de múltiplos usuários (apenas um admin)
- • Relatórios são gerados apenas no navegador (não em Excel/PDF)
- • Fotos de alunos aceitam apenas URLs (não upload direto de arquivo)